I väldigt många olika situationer, kan kunderna behöver för att kommunicera med företag eller tillverkare som de har gjort affärer. Men när det blir dags att skicka ett mail till kundservice, kan vissa individer känner fastnat. Frågor uppkommer ofta om hur farkosten dessa brev i e-form, eftersom de brukade göras på papper, och vilken typ av konventioner eller protokoll oftast tillämpas på en kundservice begäran. Trots detta skiljer sig från bransch, region och kultur, det finns några gemensamma riktlinjer för att se till att din kundservice e-post är effektiva. Här är några av de bästa riktlinjer från dem som har behandlat denna typ av uppgift innan.
Steg
Skriva din e-post till kundservice
- 1Kontrollera hemsidan. Se till att företaget inte redan har behandlat ditt problem eller oro innan du skickar en enskild e-postadress. Detta sparar alla tid och ansträngning, och är ofta mycket uppskattat av företaget i fråga.
- När du surfar på webbplatsen, leta efter de mest effektiva kommunikationskanaler. Detta kan eller inte kan vara e-post. Många företag erbjuder telefonsupport eller andra levande supportalternativ, eller ytterligare kundernas arenor tjänsteleverantörer såsom en post låda.
- 2Leta efter specifika verktyg på nätet. Många företag erbjuder olika e-verktyg för frågor som spårning, returer eller produkt support. Det kan vara mycket mer tid effektivt att använda de verktyg än det är att rulla ut en vanlig e-post till en allmän inkorg på företaget. Dessutom kan ignorera de tillhandahållna kommunikationsmedel göra din kundservice e-post tar längre tid att få ett svar.
- 3Inkludera identifierande information i din kundservice email. Bolaget kommer att behöva veta vilka produkter eller tjänster som du köpt, samt inköpsdatum och resulterande tidslinje. De kan också behöva veta objekt som var du bor och mängden inköpta varor. Se till att allt detta är i din kundservice e-post.
- 4Använd en lämplig ton. Vissa experter påpekar att kundservice e skriven utan hänsyn till etikett kan få ignoreras eller på annat sätt inte vara mycket effektiv. Försök att upprätthålla ett skrivsätt som visar en nivå av utbildning och kunskap, och samtidigt undvika onödigt provocerande uttalanden.
- 5Be om eftergifter direkt. Många erfarna kundservice brevskrivare är överens om att det är bäst att vara på framsidan om vad du förväntar dig från ett företag. Företaget kan eller inte kan gå med på dina krav, men se till att du har angett den här informationen tydligt kommer att hjälpa kundernas representanter förstå ditt perspektiv och där du står vad gäller upplösning för varje existerande produktfrågor eller andra kundernas frågor tjänsteleverantörer.
- Läs mer om företagets policy. Vid förfrågningar, kan du forskning först för att se vilka typer av krav kommer sannolikt att bli väl mottagen. Det är upp till dig hur man ska hantera en fråga kundservice, men att förstå företagets ställning kommer att hjälpa dig att göra din kommunikation mer effektiv.