Wku

Hur man kan minska storleken på Excel-filer

Excel filstorlekar har ett sätt att ballongflygning på dig när du skapar och redigerar dem. Din arbetsbok innehåller vanligtvis text, men det kan också innehålla diagram och färgstarka grafik som tar upp en hel del byte. Sända dessa stora filer över e träskor din server, och lagra dem på din hårddisk slukar upp tillgängligt utrymme. Lyckligtvis kan du ta flera steg för att minska storleken på dina Excel-filer.

Steg

Hur man kan minska storleken på Excel-filer. Kontrollera om formatering på oanvända celler.
Hur man kan minska storleken på Excel-filer. Kontrollera om formatering på oanvända celler.

Metod 1: prova några enkla lösningar

  1. 1
    Kontrollera om formatering på oanvända celler. Genom att ta bort alla oanvända rader i slutet av dokumentet på varje kalkylblad, kan du avsevärt minska filstorleken.
  2. 2
    Spara filen till excel i binärt (. Xlsb). Att göra detta strukturerar arbetsboken till en komprimerad mapp som har många binära filer. Mängden komprimering som du kommer att få beror på innehållet i arbetsboken. Dessutom kanske du upptäcker att öppna, stänga och spara filen tar längre tid än något sparas bara i vanlig (. Xls)-format.
  3. När du har sparat filen som en. Xlsb, markera och radera alla celler utanför dataområdet (vanligen till höger och nedan).
Markera samma celler och ta bort all formatering (färger, linjer, etc.). Radera formateringen för varje för varje ark i arbetsboken. åter spara arbetsboken som en. xlsx fil. Kontrollera att se hur mycket dessa åtgärder minskar filstorleken.
3
Spara arbetsboken som samma fil och typ men under ett alternativt filnamn. Bara processen av omvandling kan ta bort extra utrymme eller ineffektivitet i filen.

Metod 2: för arbetsböcker som innehåller både sjökort och formatering

  1. 1
    Öppna excel-filen.
  2. 2
    Spara Excel-filen i. Html-format.
  3. 3
    Ändra filnamnet på. Html dokumentet. Spara sedan det nya dokumentet i. Xls-format.

Metod 3: för arbetsböcker som innehåller endast text

  1. 1
    Öppna excel-filen.
  2. 2
    Spara Excel-filen i. Xml-format.
  3. 3
    Byt namn på den. Xml-filen och sedan spara den som en. Xls-fil under nytt namn.

Metod 4: använda WinZip

  1. 1
    Öppna dina dokument och hitta den fil som du vill komprimera. Klicka på filnamnet och ändra. Xls suffix (filtyp) till. Zip.
  2. 2
    Klicka på filen och välj "öppna med WinZip." Välj sedan en destination för de extraherade innehållet.
  3. 3
    Rezip filens innehåll med hjälp av WinZip.
  4. 4
    Öppna dokument. Markera filen och ändra. Zip suffix till. Xlsx. Du bör märka en avsevärd minskning av storleken på filen.

Tips

  • Om du e-posta en Excel-fil från en Mac till en Windows-dator, se till att du sparar Mac arbetsboken som en. Xlsx fil. Du kommer att se till att Windows inte kommer att ha problem med att öppna filen och att filen inte kommer att genomgå någon konstig omformatering när det öppnas på en dator.
  • Att komprimera Excel-filer på en Mac, prova programvara från tredje part, såsom FILEminimizer Office eller Express Zip Mac Compression Software.

Varningar

  • Gör alltid en säkerhetskopia av den ursprungliga filen innan du försöker att komprimera den. Medan du försöker ut dessa tips, kan du förlora formatering, diagram och andra viktiga komponenter från din ursprungliga arbetsboken.
  • Om du har en excel-fil med makron, spara till HTML eller XML kommer band din kod. Istället, gå igenom varje kalkylblad manuellt och ta bort formateringen i onödiga celler.