Denna artikel försök att beskriva ett sätt att skapa ett bra system för att organisera, underhålla och säkerhetskopiera filer och mappar på en persondator. Medan det finns ett oändligt antal sätt att utföra denna uppgift, kommer artikeln att försöka ge några riktlinjer och anvisningar för att skapa ett system som fungerar bäst för den typ av information som du försöker att organisera!
Steg
- 1Vet var dina filer. Att hålla alla dina filer på ett ställe är det bästa du kan göra för att se till att inga uppgifter någonsin går förlorad. Således, är det första steget för att skapa ett register för att välja en central plats för att hålla alla dina personuppgifter. På Windows-maskiner, är mappen Mina dokument ofta ett bra val, även om operativsystemet inte lägga lite extra skräp tillsammans med dina data (som Mina bilder och Mina mappar Musik). Ett annat bra alternativ är att installera en separat hårddisk eller en extern hårddisk för att hålla dina data på. Motstå frestelsen att sätta allt på skrivbordet på din dator. Mappen är begravd i operativsystemet, vilket gör säkerhetskopior svårt. Aldrig spara filer i de kataloger där deras program bosatta (dvs. aldrig spara ett Word-dokument till c: \ program files \ OfficeXP \ word-mappen). Dessa mappar är ofta automatiskt bort eller flyttas.
- 2Separata användare och grupper. Räkna ut det bästa sättet att hålla användarens data separat (och, i vissa fall, privat). Windows har ett bra system för att separera användardata i "Documents and Settings" mappen. Andra förslag är att göra en mapp med en användares namn på det. Om du organiserar filer i en företagsmiljö, skapa separata mappar för grupper eller projekt är också en bra idé. Det viktiga är att en användare ska kunna hitta alla hans eller hennes uppgifter i en enda mapp, gör säkerhetskopior mycket lättare.
- 3Håll arbete och personliga filer separat. Håll arbeta i en mapp, skolarbete i en annan, bilder och personliga filer i en annan, och hämtningar i en annan mapp. Musik bör ha sin egen mapp, alltför (naturligtvis). På så sätt kan du enkelt hålla din personlig och professionell information separat, och kan lätt hoppa in vad du behöver arbeta på. Skattedeklarationer? Öppna upp ditt "personliga" mappen. Sista minuten verksamhetsberättelse? Det är alla i "arbete". Filer som avser samma sak hålls på samma plats. En annan metod vissa människor använder är kronologisk sortering. Även om detta är ibland bra (hålla varje termin av skolarbetet i olika mappar), kom ihåg att filsystemet på datorn redan håller reda på datum ting skapas och ändras, så på sätt och vis är det ett slöseri med tid att göra detta över igen. Dessutom, finns det några bra verktyg som Google Desktop eller Copernic Desktop Search för att snabbt få upp filer från en viss uppsättning datum.
- 4Använd massor av undermappar. Lager är bra, de hjälper hålla saker specifik. Under arbetet, hålla en separat mapp för tidrapporter, och en annan för webbprojekt. Under varje termin av skolarbete, hålla en mapp för Math, en för engelska, en för kemi, du får idén. Bara inte gå överbord, en bra tumregel är om du har mer än 50 filer i en mapp, kanske du vill överväga att organisera dem i undermappar.
- 5Ställ en backup schema. När det är allt under ett stort mapp, är det enkelt att säkerhetskopiera. Om du bara vill säkerhetskopiera Arbete, bara ta den mappen istället. Investera i några CD-eller DVD-RW-talet och en bra backup-program. Ett backup-program kommer sedan bränna bara är ändrade filer varje gång du kör det, vilket sparar tid och pengar. Bara hålla backup skivor på ett säkert ställe.
- 6Stick med det. Du har detta system av en anledning! Inte bara kasta alla dina filer på samma gamla plats, lägg dem i rätt mapp så fort du skapar eller skaffa dem. Om saker och ting går över styr, ta en timme av din dag att omorganisera allt. Det är värt tiden.
Tips
- Konsolidera: Få alla dina CD-skivor, viktiga filer på den gamla datorn, och alla dessa disketter och sätta dem alla i ditt en organisation system! Om det är allt på ett ställe, det är tio gånger mindre krångel, och håller allt säkert och tryggt! Mindre skräp från random CD-R: s, också!
- Ibland är det bara omöjligt att lämna allt du arbetar på sin rätta plats. Använd en temporär mapp för lagring av de saker som du arbetar med just nu, men se till att temp-mappen är tom i slutet av dagen. Om en fil hänger runt i temp-mappen mer än en dag eller så, det är skräp. Radera det.
Varningar
- Håll ordning: Din nya filsystem kommer inte att fungera om du inte kommer ihåg att spara dina filer till sina rätta mappar omedelbart.
- Inte förhala inte: Om du inte ordna nu, kan du aldrig komma runt det.
- Backup allt: Speciellt de digitala bilder! Om det är allt på ett ställe, det finns ingen ursäkt för att inte bränna den på en CD eller DVD varje månad eller så. Du kommer att tacka dig själv senare när datorn dör!
Saker du behöver
- Tid
- Bra program för säkerhetskopiering
- CD-R / DVD-R: s