Det är ibland nödvändigt att redigera ett skannat dokument som du har en fysisk kopia, men inte en datafil. I dessa fall måste du skapa en datafil från början, men om du inte skriver bra, kan det här ta en stund. Det kan vara lättare att skanna dokumentet och skapa en fil som du kan redigera. Men först måste du konvertera skannade dokument, vilket kommer att vara en bildfil, till något som du kan öppna i en ordbehandlare.
Steg
- 1Förbered dig på att skanna dokumentet genom att jämna ut eventuella veck i papper och radera enstaka märken. Om det är mycket gamla eller i dåligt skick, kan du behöva göra en kopia för att uttrycka det på papper som kommer att slå igenom skannern utan problem.
- 2Skanna dokumentet. Datorn kommer att skapa en PDF, TIFF eller andra bildfil. I huvudsak tar skannern en bild av dokumentet.
- 3Öppna din optisk teckenigenkänning (OCR) program.
- Stora programvara buntar som Microsoft Word kommer ofta med OCR-program som lagras på din hårddisk eller på en CD, men det kanske inte har installerats tillsammans med resten av bunten.
- Om din dator inte har ett OCR-program, kommer du behöva köpa och installera en.
- 4Har ditt OCR-programmet läser det skannade dokumentet. Programmet kommer att jämföra vad det "ser" på dokumentet med ett bibliotek av tecken för att skapa en kopia av det dokument som du kan redigera.
- 5Använd din ordbehandlare för att rensa upp i dokumentet, eftersom OCR-programmet inte alltid återge rätt tecken. Du kan sedan redigera dokumentet och gör dina ändringar.
- Ta bort formatering koderna från dokumentet om de utgör ett problem. Till exempel, om handlingen var lite snett när den kopierades, kan OCR-programmet har satt många förändringar i tabbinställningar, radavstånd och teckensnitt. Du kan ta bort koderna med hjälp av en enklare ordbehandlare som Anteckningar som inte erkänner de formateringskoder eller genom att klippa och klistra in dokumentet utan koderna.
- Markera hela dokumentet och typsnitt set, marginaler, tabbar osv
- Anställ stavningskontroll funktion för att göra så många ändringar som möjligt.
- Gå igenom dokumentet rad för rad och göra ytterligare korrigeringar.
Tips
- Om det inte är absolut nödvändigt att ha färg i ditt dokument, skanna originalet som en svart-vit bild eftersom OCR-program fungerar bäst med svarta bokstäver på en vit bakgrund.
- Det är ofta bra att konvertera bildfilen till TIFF-format innan du öppnar ett OCR-program. En TIFF-fil är mycket stor, men det ger den bästa bilden för OCR-programmet att läsa.
- Om din dator eller mjukvarupaket inte kommer med ett OCR-program och du inte vill köpa ytterligare programvara, kan du hitta freeware eller shareware OCR-program på nätet. Ett OCR-program kan vara tillgänglig på din skrivare.