Hur maila en professor

Skriva ett e-postmeddelande till en professor

1. 1
   Läs kursplanen. Ofta har den fråga du vill ställa redan besvarats i materialet professorn har gett i början av klassen. Begära en professor gå över denna gång gör att du ser ut som du inte är en seriös student och bara skadar din sak.
2. 2
   Se till att e-post är verkligen det bästa sättet att kommunicera ditt problem. E-post är ofta mycket mer tidskrävande än en verklig konversation. Det tar i allmänhet längre tid att komponera ordbehandlingsprogram text än att säga det. Och även om e-post är kort och snabbt för dig att distribuera, kan svaret som du frågar vara tidskrävande för professorn. Till exempel, maila en professor för att fråga "vad har jag missat?" är inte coolt. Du är i princip förväntar professorn att ta sig tid att skriva upp en hel klass bara för dig. Också, maila inte att fråga om dina betyg. Åtminstone i USA, FERPA lagar menar många universitet har instruerat professorer inte skicka grade information via e-post. (Plus kvaliteter bättre diskuteras personligen. Gå till professorns kontorstid eller boka tid där du kan sitta ner tillsammans och granska ditt arbete. Sedan professor kan visa dig exakt var i uppdraget du föll kort. Också, du är mer sannolikt att stöta på så intresserade av att lära snarare än att vara en klass grubber bara gnälla för att få extra poäng.) När det är möjligt, försök att ha en "levande", synkron konversation med din lärare. En allmän regel-of-tumme är: om det kommer att ta din professor längre tid att skriva ut ett svar på ditt mail än att säga det, ompröva din användning email. Utnyttja professorns kontorstid - du kan ringa och / eller dyka upp - och sannolikt få en omedelbar respons. Eller, om de kontorstid inte fungerar för dig, boka tid för att besöka antingen via telefon eller i person vid en annan tidpunkt. Reserv email för kortare utbyten.
3. 3
   Använd din akademiska konto. Människor översvämmas med e-post varje dag, och genom att använda din skola konto kommer du att ha en bättre chans att undvika spamfilter, eller din professor hoppa rätt över din e-post eftersom det är från en okänd adress.
4. 4
   Inkludera en meningsfull ämnesraden. Även om detta är sant för varje brev du skickar (som du vill ska läsas), är det speciellt viktigt när du försöker kommunicera med någon vars dag är upptagen nog som det är.
   • Om din lärare inte redan har en föredragen konvent, sedan en god standard är att börja med din kurs avdelning, nummer och avdelning (eller dag och tid förstås), och sedan ämnet för din e-post. Till exempel, "PSYC100 Avdelning XX: Fråga om datainsamling för projekt" skulle vara ett utmärkt sätt att fylla i ämnesraden. Med din akademiska kontot och ditt väl-titeln ämne, vet professorn vem du är och exakt vad du vill, även innan du klickar på "Öppna". Denna information hjälper professorn organisera och prioritera studenternas e-post. Inklusive avsnittet info är särskilt viktigt för professorer som undervisar flera avsnitt av samma kurs. Om du inte kommer ihåg ditt avsnitt nummer, sedan ge den dagen och tiden kursen möter (PSYC1001 MW @ 2:00). Namnge ämnet för kursen kan vara nästan lika meningslöst som ett tomt mail, tänk om en stor del av ditt jobb var att forska och undervisa psykologi ämnen, och ett e-postmeddelande anländer i din inkorg titeln "psykologi."
   • Aldrig skicka ett meddelande utan ämnesraden.
5. 5
   Använd alltid en hälsning. Börja inte med "Hey" eller liknande vardagsuttryck. Generellt sett bör du använda "Kära Professor Senast-namn." Om instruktören inte har en doktorsexamen, kom ihåg att "Mrs" är lämplig endast för gifta kvinnor som föredrar det (och att många kvinnliga akademiker tar inte sin makes namn). "Ms" är säkrare, speciellt om du inte vet instruktörens civilstånd, och är ofta att föredra oavsett.
   • Om han eller hon undertecknar svaret med ett förnamn, är det ändå bäst att behandla honom eller henne som "Dr Sista namn" eller "Professor Senast-namn" i ett mejl. Använd inte professorns första namn om du inte har uttryckligen uppmanas att göra detta. Och snälla, stava ditt professors namn korrekt.
6. 6
   Kortfattat och artigt motivera varför du skickar e-post. Erbjudandet endast så mycket information som är relevant för situationen och sannolikt intresse professorn. Kom till saken direkt. Medan dokumentet prover i denna wiki börjar med att författaren ger hans eller hennes namn i brödtexten, är det faktiskt ett dåligt sätt att börja. Professorn borde redan vet ditt namn från e-rubriker och från undertecknandet av ditt meddelande. Så inte bara är sådan information överflödig, men det gör också att du låter som en 8-årig skrift till hans eller hennes första brevvän om du börjar "Hej. Mitt namn är...." Istället får till den punkt varför du skriver. Var noga med att inkludera namn eller nummer på kursen (inklusive avsnitt info) som du skriver om, i e-post samt i ämnesraden. Denna information är värt även i själva e-postmeddelandet eftersom vissa e-postprogram, som Gmail, inte visar motivet när du lämnar inkorgen.
7. 7
   Om du skickar e-post med ett problem, föreslå en lösning. (Se tips nedan.) Var hänsynsfull, dock av hur din lösning skulle kunna skapa ytterligare arbete för professorn.
8. 8
   Underteckna med ditt namn. Använd för-och efternamn, och även om du vet att din lärare vet vad du heter, inkludera din kurs och avsnittet informationen nedan ditt namn. Du kommer att rädda henne att behöva räkna ut vilken kurs och avsnittet du pratar om om hon behöver slå upp något om kursen för att besvara din fråga
9. 9
   Läs det över. Om du inte har stavningskontroll på din e-post, så att du kan kopiera meddelandet, klistra in den i ett ordbehandlingsprogram, och köra stavningskontroll där. Tänk inte bara mekaniken, men också vad du har sagt. Sträva efter en artig ton, koncist språk, och tydligt syfte.
10. 10
    Om problemet är lättstött eller email långa, be någon annan att läsa den också. Fråga om dina läsare skulle vara förolämpade av sådan e-post om det riktades mot honom eller henne.
    • Gör de ändringar som behövs, och skicka till din lärare.
11. 11
    Tillåt tillräcklig tid för ett svar. Se tips nedan om hur man ska hantera en professor underlåtenhet att svara. Om du skickar bara en bit information ("jag har influensa och kommer inte att vara i klassen på tisdag, men Sue kommer att vända i mina papper för mig."), Då professorn inte kan anse ett svar krävs. I det här fallet, är du klar.
12. 12
    När ett svar har inkommit, erkänna det. Ett enkelt "Tack," kan vara tillräckligt. Om det behövs, skriva en mer omfattande e-post med samma riktlinjer för att uppnå en professionell effekt. Om fallet inte på ett tillfredsställande sätt lösas genom e-post, sedan be om ett möte för att träffas personligen.