Organisationen är viktig för företag såväl som personligt bruk. Oavsett vem du är, är det viktigt att ha god organisationsförmåga, speciellt när det handlar om handlingar - som vi alla göra någon gång. I dagens värld, är organisationen görs enkelt för oss genom användning av datorer och elektroniska arkivering. Även detta verktyg är tillgängligt för oss, kan vi fortfarande behöver lite hjälp med att använda det till störst nytta. Om det här beskriver din relation med elektronisk arkivering, kan följande riktlinjer vara till nytta.
Steg
- 1Bestäm vilken information du vill ordna elektroniskt.
- 2Skapa en huvudsaklig elektronisk mapp som kommer att hålla alla andra med anknytning till den uppsättning av information som du vill organisera. Du kan välja att märka denna mapp vad du vill, dock kommer de flesta datorer har en grundläggande standard installation av mappar inklusive Mina dokument, Mina bilder, Min musik, etc. som kan vara användbara för detta ändamål. Tips - när märkningen mappar, försöka vara så kortfattad som möjligt, med minsta ord som tydligt kommer att förmedla vad mappen innehåller.
- 3Beroende på mängden information som du vill organisera, kan du också skapa undermappar i huvudmappen. Till exempel, om du försökte organisera din skatt elektroniskt, kan du märka huvudmappen "Skatter" och varje undermapp efter år. Denna typ av mapp-undermapp organisationen kommer att hålla dina filer på snabb och enkel åtkomst.
- 4Inom mapparna, är det bäst att inkludera datum på alla dokument, och ordna dem kronologiskt efter sådant. Du kanske vill inkludera datum på dokumentet i sitt filnamn liksom.
- 5Var noga med att fortsätta säkerhetskopiera dina filer till en disk, företrädesvis var tre till fyra veckor.
- 6Som din elektroniska arkivsystem växer, måste du hålla den aktuell genom att flytta dokument till en disk som inte längre nås regelbundet. Genom att eliminera den här röran, kommer det att bli lättare för dig att använda det register som mer effektivt.
Tips
- När dating dina filer, är det bäst att använda format - år.månad.dag. t.ex. 2010.09.29 att hålla dem i ordning. Du kan om du föredrar missar prickar och talet så den hamnar bara 100929.
- När du arbetar mer med din elektroniska arkivsystem, kommer du att upptäcka vad som fungerar bäst för dig och vilka dokument du vill organisera. Den viktigaste aspekten av organisation är funktionalitet, så det är viktigt för dig att justera dessa riktlinjer för att passa din definition av "användbarhet".
- Försök att hålla dina mappar inte djupare än 3 djup, kommer detta att räcka för de flesta hem och ändamål affärer.