Hur gruppen och disposition Excel-data

1. 1
   Öppna filen som du vill arbeta med. Gruppera och skisserar är mycket användbart för att göra stora tabeller mer hanterbar i storlek och utseende, men för enkelhetens skull kommer denna demonstration använda en liten kalkylblad.
   
2. 2
   Gå till uppgifter. I nyare versioner av Excel, är detta en underavdelning i menyfliksområdet. Om du har en äldre version av Excel som har ett verktygsfält i stället för ett band, klickar du på Data rullgardinsmenyn.
   

Disposition automatiskt

1. 1
   Gå till uppgifter> Grupp> Auto kontur. För äldre versioner av Excel, gå till Gå till Data> Grupp och disposition> Auto Disposition.
   
   • När gruppering, ser excel för uppgifter inklämt mellan logiska bokstöd (dvs. rubriker vid början och uppgår formel vid ändarna), singlar ut, och ger dig möjlighet att minimera den. Om excel informerat dig om att det inte kunde skapa en automatisk disposition, är det för att kalkylarket inte innehåller några formler. Du måste gruppera dina data manuellt (hoppa att manuellt Gruppdata nedan).
2. 2
   Titta på din automatiskt skisserade kalkylblad. Beroende på komplexiteten och arrangemang av kalkylbladet, kommer du att märka att sektion (er) i din data har blivit grupperade och nu präglas av barer längs den övre och / eller vänster sida av cellerna. Exemplet kalkylblad är mycket enkel och har bara grupperats på ett ställe.
   
   • I exemplet kontur, har dessa data mellan den första raden (rubriken) och de två sista raderna (båda innehåller formler) har automatiskt grupperas. Cell B7, till exempel, innehåller ett SUMMA formel.
     
   • Klicka på [-] för att minimera en grupp av data.
     
   • Titta på de data som finns kvar. Detta är oftast viktig information, vilket ger betraktaren möjlighet att om de vill undersöka detaljerna och göra kalkylbladet lättare att smälta.
     
3. 3
   Rensa den automatiska konturen om så önskas. Om Excel har misstolkat dina data och du är inte nöjd med resultatet, kan du rensa din disposition genom att gå till Data> Dela (eller Grupp och disposition) och välja Clear Outline, härifrån, Du kan manuellt gruppera och dela upp uppgifterna (se metod nedan). Om det är nära, kanske du bara vill justera den automatiska konturen för att spara tid.
   

Manuellt gruppera data

1. 1
   Markera de celler som du vill kunna minimera. I detta exempel vill vi bara rubriken och totalsumma att visa efter det att data minimeras, så vi väljer allt däremellan.
   
2. 2
   Gå till uppgifter> Grupp> grupp. För äldre versioner av Excel, gå till Gå till Data> Grupp och disposition> Group.
   
3. 3
   När du uppmanas välja antingen rader eller kolumner. I detta exempel vill vi att platta data vertikalt, så vi väljer rader.
   
4. 4
   Notera den del av uppgifter som har grupperats. Det är nu markerad med en bar längs den vänstra sidan eller toppen av cellerna.
   
5. 5
   Klicka på [-] för att minimera.
   
6. 6
   Markera och gruppera ytterligare områden om så önskas. Expandera den aktuella markeringen om det behövs (genom att trycka på [+]), upprepa sedan steg 1 till 4 för att skapa nya grupper. I det här exemplet vill vi göra en undergrupp inom den första gruppen som utesluter delsummor, så vi väljer alla celler mellan rubriken och delsummor.
   
   • Notera den nya delen av data som har grupperats.
     
   • Minimera den nya gruppen och notera skillnaden i utseende.
     
7. 7
   Att dela upp en del, åter välja den och gå till uppgifter> Dela> Dela upp. För äldre versioner av Excel, gå till Gå till Data> Grupp och disposition> Dela upp
   
8. 8
   Att dela upp alla sektioner, gå till uppgifter> Dela (eller grupp och kontur)> tydlig översikt.